Avis sur les pratiques de traitement des données d’employés et de candidats

Le présent avis (« avis ») vous fournit de l’information sur les activités de traitement de données d’Assurance Liberty Mutual Canada (« Assurance Liberty Mutual » ou « nous ») en ce qui concerne les données personnelles recueillies auprès de candidats à l’emploi, d’employés et d’employés contractuels au Canada et les données les concernant.

En notre qualité d’employeur, nous devons recueillir des renseignements personnels pour gérer les ressources humaines, attribuer les tâches, évaluer les niveaux de rendement, veiller à la santé et la sécurité, protéger la sécurité du réseau électronique et respecter nos obligations légales. En tout temps, nous n’utiliserons que ce qui est nécessaire pour répondre aux réalités opérationnelles afin de respecter votre vie privée.

Nous recueillerons et traiterons des renseignements personnels vous concernant en tant qu’employé d’Assurance Liberty Mutual, ou d’employé contractuel, à partir de votre entretien d’embauche, au début de votre emploi et au cours de votre emploi, comme défini plus expressément dans les catégories de données personnelles énumérées dans l’annexe (« données personnelles »). Outre les autres traitements dont mention est faite dans le présent avis, nous traitons localement vos données personnelles dans la mesure où la législation applicable le permet ou l’exige et à des fins liées à votre emploi, par exemple, la gestion et l’administration des ressources humaines et de la paie. Les catégories de données personnelles que nous traitons localement sont énumérées en annexe, notamment des coordonnées, des données relatives à la rémunération et aux avantages sociaux, des renseignements relatifs à votre rôle au sein de notre organisation, etc. La liste fournie dans l’annexe est divisée en différentes catégories de données personnelles, car nous ne recueillons, n’utilisons et ne traitons pas toutes les données personnelles aux mêmes fins.

Vos données personnelles seront également traitées, au besoin, dans le but de nous permettre de nous conformer à des obligations légales ou réglementaires, d’enquêter sur des infractions à la loi ou aux politiques d’Assurance Liberty Mutual (y compris des questions disciplinaires et des griefs) ainsi que d’établir, d’exercer ou de défendre les droits légaux de membres du groupe mondial d’entreprises Liberty Mutual (le « Groupe Liberty Mutual »). Vos données personnelles seront également traitées dans le cadre de l’exploitation et de la gestion des systèmes informatiques du Groupe Liberty Mutual, qui peuvent être hébergés en interne (par exemple, par l’entremise de canaux sociaux MS Teams ou de réunions Skype ou MS Teams enregistrées) ou en externe.

Nous transférerons un sous-ensemble de vos données personnelles à d’autres parties, comme décrit ci-dessous dans la section « Destinataires », dans la mesure où cela est autorisé par la législation applicable en matière de confidentialité des données, aux fins suivantes :

Dernière révision : août 2023

Les destinataires ou catégories de destinataires qui suivent auront accès à certaines de vos données personnelles.

Nous inclurons certaines données personnelles dans un système mondial d’information sur les ressources humaines (« SIRH ») mondial, soit un outil mondial qui aide le Groupe Liberty Mutual à gérer des ressources humaines et la rémunération des employés à l’échelle internationale et qui permet aux employés de gérer eux-mêmes leurs données personnelles dans certains cas. Plus précisément, nous transférerons des données de catégories 1, 2 et 3 vers des serveurs du SIRH aux États-Unis. La société mère d’Assurance Liberty Mutual, Liberty Mutual Group Inc. aux États-Unis, peut héberger ces serveurs respectifs ou utiliser des serveurs tiers; cependant, dans les deux cas, elle sera responsable, en tant que responsable du contrôle de l’accès sécuritaire dans les bases de données du SIRH hébergeant des données personnelles. Ce transfert de données personnelles permettra au Groupe Liberty Mutual d’avoir une meilleure gestion transfrontalière des ressources humaines et de centraliser l’administration des salaires et des avantages sociaux, du coup réduisant les coûts et minimisant le transfert de données entre entités du Groupe Liberty Mutual par des moyens moins sécuritaires.

À l’exception des données de catégorie 1, qui sont accessibles à tous les membres du Groupe Liberty Mutual pour faciliter la coopération, seuls les gestionnaires de ressources humaines et les employés autorisés ayant besoin de les connaître ont accès aux données personnelles. Certains cadres, dirigeants et employés d’autres filiales mondiales du Groupe Liberty Mutual peuvent également avoir accès à certaines données personnelles, mais « selon le besoin de savoir », s’il y a des raisons commerciales légitimes, par exemple, des rapports hiérarchiques supérieurs/subordonnés au-delà de frontières nationales. Il est possible de demander une liste de tels affiliés.

En outre, nous mettons certaines données personnelles à la disposition de fournisseurs de services affiliés et non affiliés « selon le besoin de savoir » ou encore d’autres tiers, comme le permet la législation applicable en matière de confidentialité des données. À titre d’exemple, certaines données personnelles contenues dans le SIRH seront mises à la disposition de Liberty Mutual Group Inc. et d’un fournisseur de services de régimes d’avantages sociaux d’employés (qui aura accès à certaines données de catégorie 3), de tiers qui fournissent des services d’assistance en matière de paie au Groupe Liberty Mutual ainsi que d’organismes et d’entités du gouvernement, comme l’exige la loi.

Nombre de ces destinataires seront situés ou auront des activités pertinentes en dehors de votre pays ou province, par exemple aux États-Unis, où les lois sur la protection des données peuvent ne pas offrir un niveau de protection équivalent à celui des lois en vigueur sur votre territoire. En concluant des accords de transfert de données appropriés, nous avons établi ou confirmé que Liberty Mutual Group Inc. assurera un niveau de protection adéquat des données personnelles et que des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées sont en place pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l’altération accidentelle, la divulgation ou l’accès non autorisé(e) et toute autre forme de traitement illégal. Tout destinataire d’un transfert ultérieur est assujetti à des accords de transfert de données appropriés.

Les données recueillies aux fins du présent avis ne seront conservées qu’aussi longtemps que nécessaire pendant la durée de votre relation de travail avec Assurance Liberty Mutual, pendant une période de transition (par exemple, pour le versement de pensions et d’autres avantages en cours ou conformément aux obligations d’Assurance Liberty Mutual en matière de conservation de données telles qu’établies dans les lois applicables) ou encore à des fins de documentation de la fin en bonne et due forme de la relation de travail (par exemple, à l’égard des autorités fiscales, etc.). Si une action judiciaire ou disciplinaire est engagée ou prévue, les données personnelles peuvent être conservées jusqu’à la fin de ladite action, y compris pendant toute période d’appel éventuelle, et elles seront ensuite supprimées ou archivées et, dans le cas des données de catégorie 4, la moindre des deux périodes ci-dessus ou selon ce qui est autorisé par la loi applicable. Vos données personnelles ne seront pas conservées sous une forme permettant de vous identifier pendant une durée supérieure à celle qu’Assurance Liberty Mutual juge raisonnablement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ces données ont été recueillies ou traitées, ou telle qu’elle est établie dans les lois applicables relatives aux périodes de conservation de données.

Dernière révision : août 2023

En vertu de la législation applicable, vous pouvez avoir les droits suivants entre autres : i. le droit de vérifier si nous détenons des données personnelles vous concernant et quel type de données nous détenons et le droit d’accéder à ces données ou d’en demander des copies; ii. le droit de demander la correction, la supplémentation ou la suppression de données personnelles vous concernant qui sont inexactes; et iii. le droit de demander à Assurance Liberty Mutual de cesser la collecte, le traitement ou l’utilisation de données personnelles vous concernant, sauf dans la mesure requise ou permise par la législation applicable ou d’autres lois. Si vous avez accepté de fournir vos renseignements personnels à titre volontaire, par exemple dans le cadre d’un programme de diversité et d’inclusion, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment et nous supprimerons les renseignements en question.

Prière de transmettre cette demande et toute autre question concernant le présent avis à votre responsable de la protection de la vie privée, Jessica Seppi, en composant le 416 307-4695 ou par courriel à l’adresse jessica.seppi@libertymutual.com.

2. Si vous êtes candidat(e)

Lorsque vous postulez à un emploi à Assurance Liberty Mutual, nous devons recueillir certains renseignements personnels afin d’évaluer votre candidature par rapport aux exigences du poste. Nous ne recueillerons pas plus de renseignements que nécessaire à cette fin.

Pour évaluer votre candidature à un poste à Assurance Liberty Mutual, nous avons besoin de votre nom, de votre adresse et de votre numéro de téléphone afin de pouvoir communiquer avec vous, de votre curriculum vitae (CV) précisant vos compétences, vos certifications professionnelles, le cas échéant, ainsi que votre expérience de travail afin d’évaluer votre candidature.

Dans un premier temps, nous pouvons appliquer un processus automatisé pour présélectionner des candidatures en fonction de critères d’admissibilité objectifs, par exemple un permis exigé ou un niveau d’éducation requis. Vous avez le droit de demander de consulter les renseignements personnels que nous avons utilisés dans le cadre dudit processus de présélection automatisé, de les faire corriger s’ils sont inexacts et de présenter des observations à la personne chargée de traiter votre demande si vous pensez qu’il y a eu une erreur dans la présélection automatisée de votre candidature.

Si votre candidature est considérée pour le poste, nous vous demanderons des références et, le cas échéant, des renseignements sur votre statut de résident canadien.

Si votre candidature est retenue, les données recueillies dans le cadre de votre candidature seront versées à votre dossier d’employé et seront protégées comme décrit ci-dessus en ce qui concerne les renseignements personnels d’employés.    

Si nous ne sommes pas en mesure de vous embaucher, nous conservons vos renseignements personnels pendant deux mois après avoir communiqué avec vous pour vous donner l’occasion de vous renseigner sur le processus de recrutement ou nous vous demanderons votre consentement pour conserver vos renseignements personnels pendant une période plus longue afin d’évaluer votre candidature pour pourvoir à un autre poste. À la fin de l’une ou l’autre de ces périodes, vos renseignements personnels sont détruits.  

Données de catégorie 1 : Coordonnées accessibles de manière générale

Données de catégorie 2 : Données qualitatives relatives aux ressources humaines, notamment :

Données de catégorie 3 : Données requises par le fournisseur de services de gestion des régimes d’avantages sociaux et de l’administration de la paie, notamment :